Специалисты с профессией документоведа нужны во многих организациях. Хотя эта профессия не считается престижной, у нее есть ряд достоинств.
Рассмотрим подробнее особенности работы документоведа.
Историческая справка
Название профессии произошло от слов «документ», что в переводе с латыни означает «доказательство», и «веди» (в переводе со старославянского означает «знать»). Изначально документоведы занимались фиксацией юридических фактов, а позже стали их дополнительно систематизировать.
Отдельной профессией документоведение стало только в 1-й половине 20-го в.
Поль Отле – «отец» документоведения
Поль Отле (1868 – 1944 гг.) по образованию был юристом, но остался в памяти потомков как основатель библиографии и человек, предугадавший возникновение Интернета. Он начал разработку системы, известной сейчас, как УДК. С этой системой классификации информации знакомы все, кто занимался научной работой и публиковал научные статьи.
Отле создал «Музей знаний», известный под названием «Mundaneum». Сейчас его можно рассматривать как аналог сети Интернет, в котором информация хранится в виде карточек. На основе Музея ученый открыл собственное дело, зарабатывая ответами на различные информационные запросы. Какое-то время этот проект давал прибыль, но затем правительство Бельгии перестало его поддерживать.
К сожалению, идеи П. Отле не были оценены по достоинству. Mundaneum был практически уничтожен во время оккупации Брюсселя гитлеровскими войсками во время Второй мировой войны. Ученый умер в конце войны, разорившийся и почти забытый современниками.
Чем занимается документовед
В обязанности документоведа входит регистрация и учет документов организации. В небольших компаниях обычно работу документоведа выполняет секретарь, делопроизводитель или работник архива. В крупных организациях подобной работой занимается целый отдел, в котором документоведам подчиняются делопроизводители, обладающие более низкой квалификацией.
Основная задача документоведа – оптимальная организация оборота документов. Он также должен по заданию руководителя предприятия разрабатывать формы новых документов и готовить материалы для различных встреч и презентаций. Разработанные документы не должны противоречить действующему в РФ законодательству. Поэтому специалист должен уметь оценить их и с этой точки зрения.
Правильное хранение документов – непростая задача. Нужно уметь их рассортировать по назначению, срокам и условиям хранения, степени секретности. Документы строгой отчетности нужно не только правильно хранить, но и уметь составлять. Не нужные более документы следует вовремя передать в архив.
Бумажные документы постепенно уходят в прошлое. Современный документовед должен быть с компьютером на «ты», знать необходимое для работы программное обеспечение и быстро осваивать новые информационные технологии.
Личные качества
Для успешной работы документовед должен обладать такими качествами, как способность запоминать большие объемы информации, усидчивость, аккуратность, иметь высокий уровень самодисциплины, быть ответственным. Людям креативным, предпочитающим свободный график работы, лучше получить другую профессию.
Хотя эту профессию многие считают рутинной, ее значимость очень высокая. От документоведа зависит успех многих организационных процессов: своевременное доведение распоряжений от руководителей к подчиненным, закупки нового оборудования, прохождение налоговых проверок.
Документовед должен постоянно осваивать новые компьютерные технологии, уметь составлять и вносить информацию в электронные базы данных.
Для работы документоведом в офисе совместного предприятия или представительства иностранной компании нужно хорошо владеть иностранным языком, знать основы этикета, управления офисом, уметь организовывать поездки сотрудников, включая зарубежные.
Заработная плата
В зависимости от региона документовед обычно получает от 15 до 60 тыс. руб. Средняя заработная плата такого специалиста в Российской Федерации составляет приблизительно 20 000 руб.
Понятно, что такой уровень дохода не соответствует важности выполняемых задач. Но есть возможность карьерного роста после работы по специальности в течение 3 лет. Опытные документоведы всегда нужны в министерствах и администрациях различного уровня. Можно также реализоваться в других сферах, например, аудите документооборота, или открыть свой бизнес (как Поль Отле) в сфере предоставления информационных услуг.
К преимуществам профессии можно также отнести комфортные условия работы и нормированный, без множества переработок, рабочий день. Востребованность специалистов по работе с документами на рынке труда постоянно растет. Согласно статистическим данным, в начале 2021 г. в России было 7 миллионов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, в штате которых числились или требовались документоведы.
Где учат
Вузы, в которых есть специальность «Документоведение», «Документационное обеспечение работы предприятия» или «Документоведение и архивоведение». Сейчас документоведов обучают как в технических, так и в гуманитарных вузах. При поступлении абитуриенту нужно предъявить результаты ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах в перечень предметов вместо обществознания входит иностранный язык.
Базовую основу при обучении на бакалавриате составляют такие общегуманитарные и общеобразовательные предметы, как история, философия, русский язык и культура речи, основы российского права, информационные технологии с изучением основ информатики и систем управления базами данных.
К специальным предметам, которые изучают будущие документоведы, относятся кадровое делопроизводство, архивное дело, правила обработки и хранения документации, основы действующего законодательства и многие другие.
Выбирая учебное заведение, нужно обратить внимание на места прохождения практики. Хорошо, если это будет крупная компания, в которой есть отдел по работе с документами.
Специалисты с высшим и средним специальным образованием могут получить профессию документоведа на курсах переподготовки. Сейчас большой выбор учебных заведений, в которых эти курсы можно окончить дистанционно, не тратя время и деньги на переезды и проживание в другом городе.
Подведем итоги
Итак, профессия документоведа имеет как плюсы, так и минусы. Она подойдет людям ответственным, усидчивым, с высоким уровнем самодисциплины. Несомненным плюсом профессии является ее универсальность и востребованность.
Дипломированные специалисты после окончания вуза или колледжа могут работать в любом учреждении, начиная от детского садика и заканчивая администрацией Президента.
Из минусов можно отметить высокий уровень ответственности и не соответствующую ему заработную плату. Получать достойную зарплату можно, устроившись на работу в совместное предприятие, представительство иностранной фирмы или администрации различного уровня.
