Во время учебы, особенно в период сессии, важно планирование своего времени. Рассмотрим методы планирования времени, которые позволяют сделать этот процесс более эффективным.
Зачем планировать время
Хаотичность жизни приводит к тому, что человек не успевает выполнить необходимые дела. Это приводит к нервозности, постоянной напряженности и стрессам и, как следствие, к ухудшению здоровья.
Конечной целью планирования времени является достижение поставленных целей в максимальном объеме с минимальными временнЫми затратами. Эффективное планирование включает:
- расстановку приоритетов;
- ранжирование целей;
- распределение обязанностей и ответственности;
- повышение результативности труда;
- поиск и использование скрытых резервов времени.
Правильное планирование позволяет достигать намеченных целей, что делает жизнь не только более организованной, но и более осмысленной.
С чего начать
Прежде всего, нужно переписать все предстоящие задачи. После каждой задачи проставить, хотя бы приблизительно, время ее выполнения. Это поможет правильно расставить приоритеты.
Для выполнения поставленных задач хорошо использовать различные приложения-планировщики, как компьютерные, так и в традиционном бумажном виде.
Планирование
Один из наиболее удобных планировщиков - ежедневник. Его можно купить в магазине канцелярских принадлежностей. Есть много компьютерных приложений, наиболее простое – календарь Google. При планировании следует предусмотреть резервы времени для выполнения каждой задачи.
Во время работы необходимо сосредоточиться на решаемой задаче. Этому может помочь так называемое правило Pomodoro (метод «Помидора»). Его придумал Ф. Чирилло, будучи неуспевающим студентом. Под помидором в этой системе понимается кухонный таймер. Сейчас многие последователи Ф. Чирилло специально покупают таймеры в виде помидора.
Суть метода: 25 минут работать, ни на что не отвлекаясь, и 5 минут отдыхать. Через каждые 4 цикла следует делать перерыв на полчаса.
Есть аналогичный «Метод 90/30»: работать 90 минут, отдыхать 30 минут. Первые 90 минут рекомендуется заниматься самой важной задачей.
Эффективность метода подтверждается исследованиями психологов. Если трудно сосредоточиться на задаче в течение 90 минут, интервалы можно изменить.
Поддерживать организм в нормальном состоянии и не переутомляться помогают физические упражнения. Можно начинать с 10-минутных пробежек, постепенно увеличивая их продолжительность. Очень полезна ходьба, особенно со скандинавскими палками. Заниматься лучше на свежем воздухе. Хорошая физическая форма также препятствует эмоциональному выгоранию.
Расставить приоритеты
При планировании времени (сейчас еще используется термин «тайм-менеджмент»), в том числе, учебного времени студента, нужно правильно расставлять приоритеты. Полезным инструментом является Матрица Эйзенхауэра – одна из самых популярных методик тайм-менеджмента. Свое название матрица получила по фамилии 34-го президента США Д. Эйзенхауэра.
Матрица состоит из четырех квадрантов, которые вместе составляют большой квадрат, разделенный на 4 части. Вертикальная ось называется осью важности, горизонтальная – осью срочности. В итоге каждый квадрант стоит на пересечении значений «важно»-«срочно» (А), «важно»-«не срочно» (В), «не важно»-«срочно» (С), «не важно»-«не срочно» (D). В каждый квадрант вписывается список дел, соответствующий его значениям. В идеале квадрант А должен быть пустым, т. к. большой список дел в нем свидетельствует о недостаточной самоорганизованности.
Популярным методом планирования является составление ментальных карт. Ментальные карты позволяют представить план образно, с помощью стрелок и геометрических фигур, поэтому они легко воспринимаются и анализируются.
Еще один популярный метод носит название «Два списка» и основан на принципе Парето, согласно которому 80% результата приносят 20% наиболее важных дел. Следует составить список 25 дел, из которых для выполнения выбрать 5 наиболее важных.
Есть много других алгоритмов: «поедание лягушек», метод MoSCoW, техника ABCDE и другие, с которыми можно ознакомиться в специальной литературе. Кроме того, часть не очень важных и неприятных дел можно «делегировать», т.е. поручить их выполнение другому человеку на взаимовыгодной основе.
Способы сосредоточиться
Сосредоточиться часто мешает привычка просматривать сообщения на смартфоне, совершать телефонные звонки или отвечать на входящие и т.п.
Чтобы не отвлекаться во время работы, можно использовать следующие методики:
- отключить все уведомления на компьютере и мобильных устройствах;
- положить мобильный телефон подальше от рабочего места;
- надеть наушники, чтобы отключиться от посторонних шумов;
- выйти из аккаунтов социальных сетей и не просматривать их.
Лучший способ – закрыться одному в комнате, если это возможно.
Правила тайм-менеджмента
Перечислим несколько популярных правил тайм-менеджмента.
Правило 1-3-5. За день можно сделать 1 большую задачу, 3 средних и 5 мелких. Нужно составить список таких дел и выполнять их в таком же порядке, начиная с наиболее важного и трудоемкого.
Правило 3. Его автором является канадский писатель и консультант по планированию Крис Бейли. Согласно этому методу, нужно в начале каждого дня определить 3 самые важные задачи, которые нужно обязательно выполнить к концу дня. То же самое нужно делать в начале каждой недели.
Правило 10 минут. Подходит для выполнения задач, которые не хочется начинать. Нужно поставить таймер на 10 минут и сразу же начать заниматься этим неприятным делом. Часто в течение этих 10 минут происходит «втягивание» в процесс, и его уже трудно бросить. Существует много модификаций этого правила: лечь спать на 10 минут раньше намеченного, начать заниматься бегом 10 минут в день и т.п.
Недостатки тайм-менеджмента
Как у любого метода, у тайм-менеджмента есть ряд недостатков. Перечислим некоторые из них:
- несоблюдение составленного графика дел из-за различных форс-мажорных обстоятельств может привести к нервозности и психологическому дискомфорту;
- есть опасность переутомления из-за слишком интенсивной работы и нервных перегрузок;
- может возникнуть ощущение излишней «распланированности» и однообразия жизни («день сурка»).
Если возникают подобные ощущения, возможно, нужно проконсультироваться у психолога.
Методы тайм-менеджмента не универсальны. Нужно выбрать ритм и степень планирования жизни, оптимальный для конкретного человека, и помнить, что идеал, как правило, недостижим, но нужно к нему стремиться.
Книги по тайм-менеджменту
Полезно перед началом планирования времени познакомиться со специальной литературой. Есть много книг, не только полезных, но и интересных. Среди них можно выделить следующие:
- «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона;
- «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси;
- «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского;
- «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль» Дэна Кеннеди и многие другие.
